Privacyverklaring VolopZon B.V.
Laatst bijgewerkt: 14 september 2026
VolopZon B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, klant bij ons wordt of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
VolopZon B.V.
Nederland
Website: volopzon.nl
Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens op onze website.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact met VolopZon kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam en contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- gegevens over uw woning, bedrijfspand of installatie;
- informatie die u verstrekt bij een offerte- of contactaanvraag;
- informatie over uw energieverbruik en bestaande energie-installaties;
- correspondentie via e-mail, telefoon, WhatsApp en andere communicatiekanalen;
- offertes, overeenkomsten, facturen en betaalgegevens;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor planning, installatie, onderhoud, service en garantie;
- technische gegevens over door ons geleverde of beheerde installaties;
- websitegegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie en gegevens over het gebruik van onze website;
- gegevens over de herkomst van een aanvraag, bijvoorbeeld via onze website, een zoekmachine, advertentie of leadplatform.
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt. Dit sluit aan bij het AVG-beginsel van dataminimalisatie.
3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor:
Offertes en advies
Om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen, uw situatie te beoordelen en een passende offerte of advies op te stellen.
Uitvoering van opdrachten
Om installaties te plannen, leveren, installeren, in bedrijf te stellen, onderhouden en indien nodig te repareren.
Klantenservice en communicatie
Om vragen te beantwoorden en met u te communiceren via onder andere telefoon, e-mail en WhatsApp.
Administratie
Voor onze financiële administratie, facturatie, betalingen en het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.
Service, monitoring en garantie
Om ondersteuning te bieden bij installaties en garantie- en serviceverzoeken af te handelen.
Verbetering van onze dienstverlening en website
Om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en onze dienstverlening te verbeteren.
Marketing
Om bestaande klanten of geïnteresseerden, voor zover wettelijk toegestaan, te informeren over relevante producten en diensten. Wanneer toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf en kunt u deze toestemming altijd weer intrekken.
4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:
- het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantenservice, bedrijfsvoering, beveiliging en bepaalde vormen van marketing;
- uw toestemming, wanneer de wet vereist dat wij vooraf toestemming vragen.
Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere verwerking op basis van die toestemming niet onrechtmatig.
5. Offerteaanvragen en leads
Wanneer u een offerte of informatie aanvraagt, gebruiken wij de verstrekte gegevens om uw aanvraag te behandelen en contact met u op te nemen.
Een aanvraag kan rechtstreeks via VolopZon binnenkomen of via een externe partij, bijvoorbeeld een advertentieplatform of leadplatform. Wanneer wij persoonsgegevens via een andere partij ontvangen, kunnen wij tevens informatie ontvangen over de bron of campagne waaruit de aanvraag afkomstig is.
Wij gebruiken deze informatie om uw aanvraag af te handelen en om inzicht te krijgen in de werking van onze marketingkanalen.
6. WhatsApp
VolopZon kan WhatsApp gebruiken voor communicatie met klanten en geïnteresseerden.
Voor WhatsApp maken wij gebruik van diensten van Meta Platforms en de WhatsApp Business Platform-infrastructuur. Wanneer u via WhatsApp met ons communiceert, worden gegevens zoals uw telefoonnummer, profielinformatie en de inhoud en technische gegevens van berichten verwerkt voor het verzenden en ontvangen van berichten.
Meta kan hierbij persoonsgegevens verwerken overeenkomstig haar eigen voorwaarden en privacybeleid.
Gebruik WhatsApp bij voorkeur niet voor informatie die bijzonder gevoelig is wanneer dit niet noodzakelijk is.
7. CRM, e-mail en bedrijfssoftware
Wij gebruiken bedrijfssoftware om klantcontact, aanvragen, offertes, projecten, planning, administratie en communicatie te beheren.
Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door leveranciers die in onze opdracht IT- of clouddiensten leveren. Waar vereist sluiten wij met dergelijke partijen afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan:
- leveranciers en fabrikanten;
- installateurs en onderaannemers;
- software- en cloudleveranciers;
- hosting- en IT-dienstverleners;
- communicatieproviders;
- betalings- en administratieve dienstverleners;
- transporteurs;
- fabrikanten of servicepartners voor monitoring, service en garantie;
- marketing- en analyseproviders;
- professionele adviseurs;
- overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wij delen uitsluitend gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers die wij gebruiken kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
De AVG vereist dat betrokkenen worden geïnformeerd over dergelijke internationale doorgiften.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
De exacte bewaartermijn kan verschillen per soort gegeven. Daarbij houden wij onder andere rekening met:
- wettelijke fiscale en administratieve bewaartermijnen;
- de looptijd van een overeenkomst;
- garantie- en servicetermijnen;
- de periode waarin gegevens nodig kunnen zijn voor juridische aanspraken;
- het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.
11. Cookies en websiteanalyse
Onze website kan gebruikmaken van noodzakelijke, functionele, analytische en marketingcookies of vergelijkbare technieken.
Voor cookies waarvoor volgens de wet toestemming nodig is, plaatsen wij deze pas nadat u toestemming heeft gegeven. U kunt uw voorkeuren later aanpassen of uw toestemming intrekken.
Meer informatie over de gebruikte cookies kan worden opgenomen in ons cookiebeleid of in de cookie-instellingen van onze website.
12. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de daarmee samenhangende risico's.
Passende beveiliging en kunnen aantonen dat passende maatregelen zijn genomen behoren tot de kernverplichtingen van de AVG.
13. Uw privacyrechten
U heeft onder de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u onder andere verzoeken om:
- inzage in uw persoonsgegevens;
- correctie van onjuiste persoonsgegevens;
- verwijdering van persoonsgegevens;
- beperking van de verwerking;
- overdracht van uw gegevens;
- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
U kunt hiervoor contact met ons opnemen. Wij kunnen u vragen om voldoende informatie om uw identiteit vast te stellen voordat wij een verzoek uitvoeren.
In beginsel reageren wij binnen één maand op een privacyverzoek.
14. Geautomatiseerde besluitvorming en AI
VolopZon kan software en AI gebruiken ter ondersteuning van werkzaamheden, bijvoorbeeld voor het verwerken, structureren of samenvatten van informatie en het ondersteunen van communicatie en bedrijfsprocessen.
Wij gebruiken niet zonder passende waarborgen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.
Wanneer persoonsgegevens door een externe AI- of softwareleverancier worden verwerkt, gelden daarvoor passende afspraken en beveiligingsmaatregelen.
15. Klacht indienen
Heeft u vragen of bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw vraag of klacht zo goed mogelijk op te lossen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.
16. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bovenaan deze privacyverklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.